在界定崗位職責時，首先應編寫部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎，因此，界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時，可根據部門的工作任務進行分析，規范各項任務的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責權限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關系。當出現職責交叉現象時，應具體問題具體分析，而不是簡單“一刀切”。
其次，將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關系。這一過程也可作為企業定員定編的依據。根據任務量和工作的要求，應將部門的工作任務合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，并明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對于多個崗位承擔某一共同任務時，應用規范的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項：會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析。
崗位職責的描述應能準確、清晰、真實的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規范性責利關系?？墒呛芏嗥髽I的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇，籠統地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述流于一般化、普遍化，出現“千崗一面”現象，或者使崗位職責描述過小或者過大，根據崗位說明書的描述方式和用語顯得尤為重要。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”，動詞的選擇可參照表1，賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作的完成要實現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃，保證為公司的發展戰略提供有效的人力資源支撐”。
崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規范，目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業的作用以及企業的要求，因此，在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與?？上Ш芏嗖块T主管都像在應付作業一樣草草完成，沒有借此機會與員工進行充分的交流，甚至在做完崗位說明書之后，員工也不知道崗位說明書的作用，有些員工還認為崗位說明書是對他們工作的限制，出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設。
HR經理在編寫崗位說明書時，如果原有的崗位職責界定不清，那么就要對原有的崗位職責進行一次大盤點，編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨著兩種選擇：對現狀的描述和對未來的描述，即崗位職責“是什么”和“應是什么”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責“應是什么”，則在界定崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動，可能招致員工的抵制和反對。
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