一、強化全員管理意識
合同管理是一項重要的經(jīng)濟管理工作,合同管理水平的高低對企業(yè)的經(jīng)濟效益影響很大。合同管理不僅是合同管理人員的職責,合同管理涉及的面廣,要營造一個人人都重視合同管理的氛圍,強化全員管理意識。建筑施工企業(yè)主要負責人和項目經(jīng)理主管經(jīng)濟合同管理工作,企業(yè)將規(guī)范化合同管理作為項目部責任制考核的主要指標之一,與經(jīng)濟效益掛鉤。并且每年組織對項目經(jīng)理、經(jīng)營人員、合同管理人員培訓,邀請有關(guān)職能部門的人員來企業(yè)開展合同法律法規(guī)教育,使企業(yè)樹立起依法簽約、依法履行為前導的依法經(jīng)營思想,把抓施工合同管理放到企業(yè)抓質(zhì)量管理和市場開發(fā)一樣的重要位置,把施工合同管理列入企業(yè)管理的議事日程。
二、做好合同簽訂前的準備工作,重視建筑工程項目合同文本的擬定
建筑施工企業(yè)在施工合同簽訂前的合同管理主要是對工程建設方(發(fā)包人)的工程信息進行評審,對施工合同可行性的研究,其主要內(nèi)容是:1、做好建設方主體資格合法性的調(diào)查。調(diào)查建設單位是否是依法登記注冊的正規(guī)單位,是否具備法人資格。2、做好建設方資信情況和履約能力的調(diào)查。建設方應有較好的社會信譽,有建設資金保障。3、做好建設活動合法性的調(diào)查。根據(jù)《建筑法》的規(guī)定,建筑工程開工前,建設單位必須具備建筑施工許可證。建筑施工企業(yè)施工合同談判是經(jīng)過對發(fā)包人調(diào)查了解后,認為可以承擔這項工程時,本著平等、互利、協(xié)商一致的原則,與發(fā)包人進行合同實質(zhì)性談判。根據(jù)發(fā)包人提出的要求(招標文件),逐條進行研究,做出是否能夠全部承諾。由于建設工程施工合同內(nèi)容多,在大多情況下,對發(fā)包人提出的合同條款,需要進行談判。要依據(jù)通用條款,結(jié)合專用條款和協(xié)議書,與發(fā)包人談判。尤其注意需要承包人承擔義務的條款,如提供施工組織設計和進度計劃的時間,都要提出具體意見。對發(fā)包人提出的要求和意見,做出明確和肯定的答復。投標書做出的承諾,可作為談判的一種方式。經(jīng)過談判,雙方就施工合同各項條款,達成一致意見后,即可正式簽訂合同文件。在合同文本的形式上,應該盡量采用合同示范文本。在實際工作中,因為使用不同格式的合同而產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛的例子并不鮮見。因此,應該盡量使用各類公用建筑、民用住宅、工業(yè)廠房、交通設施及線路管理的施工、設備安裝的合同樣本——《建設工程施工合同(示范文本)》。非特殊情況,勿使用發(fā)包承包雙方自行擬設的合同文本格式。此舉可以有效防止所擬定的合同出現(xiàn)缺項、漏項及不平等條款。同時,也有利于行政管理機關(guān)對合同實施進行監(jiān)督,有助于仲裁機構(gòu)或人民法院及時裁判糾紛,維護雙方的合法利益。
三、建立合同管理信息系統(tǒng),優(yōu)化合同管理組織機構(gòu)
隨著現(xiàn)代工程建設項目規(guī)模的不斷擴大,工程信息量也不斷擴大,信息交流的頻率與速度也在增加,相應地工程管理對信息管理的要求也越來越高。信息化管理給工程項目管理提供了一種先進的管理手段。合同在簽訂、履行乃至終結(jié)過程中會產(chǎn)生大量的信息資源,這些信息資源既是現(xiàn)有合同的總結(jié),又為今后的合同管理提供寶貴的經(jīng)驗資料企業(yè)要由上而下地建立和健全施工合同的管理機構(gòu)(包括專職機構(gòu)和兼職機構(gòu)),使合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次,延伸到各個角落。大中型企業(yè),應建立有權(quán)威的合同管理小組(或委員會),其成員可由技術(shù)、財務負責人、法律顧問以及分管經(jīng)營的企業(yè)負責人或企業(yè)法定代表人組成,由企業(yè)的主要領(lǐng)導擔任組長。同時,在各相應管理層設置獨立的合同管理職能部門,科學界定和協(xié)調(diào)合同管理職能部門與其它職能部門的權(quán)責、工作流程的配合要求等接口設置問題,定期或不定期地由最高領(lǐng)導層牽頭舉辦合同管理職能部門的協(xié)調(diào)會,及時根據(jù)合同管理工作的實際運行情況,調(diào)整組織機構(gòu)設置和解決權(quán)責劃分的缺陷,總結(jié)工作經(jīng)驗和教訓,處理和協(xié)調(diào)存在的爭議和摩擦,進一步優(yōu)化合同管理工作程序。
四、做好合同實施管理
工程合同一經(jīng)簽訂,確定了合同價款和結(jié)算方式之后,影響工程造價的主要因素便是工程設計變更或簽證,以及工程實施過程中的不確定因素,所以,深入理解合同的每一個條款,切實加強日常管理,使管理行為正規(guī)化、規(guī)范化,作好處理合同糾紛的各種準備,特別是索賠與反索賠的研究在工程造價控制管理中是非常必要,也是非常重要的。索賠與反索賠是合同管理的一個重要內(nèi)容,是合同雙方攻與守的關(guān)系,是矛與盾的關(guān)系。工程發(fā)承包的實踐經(jīng)驗證明,沒有一個承包商不要求索賠,即要求調(diào)增合同價款,因此,要搞好工程造價控制,就必須進行索賠與反索賠的研究。
五、加強合同教育,重視合同管理人才的培養(yǎng)
建筑企業(yè)內(nèi)部應該加強合同意識,強化法制觀念,加強對《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律、法規(guī)的學習,使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規(guī)。只有依照法律、法規(guī)從事經(jīng)營活動,才能受到國家法律的保護,才能真正地維護自身的合法權(quán)益。在企業(yè)中人才是最寶貴的財富,是企業(yè)管理工作的基礎。實施企業(yè)人力資源戰(zhàn)略計劃,是提高企業(yè)合同管理水平的根本途徑。提高和改善企業(yè)的合同管理人才素質(zhì)結(jié)構(gòu),可采用自己培養(yǎng)、外部聘用或與專業(yè)合同管理和研究機構(gòu)建立長期合作關(guān)系等方式,如組織企業(yè)中高層領(lǐng)導人員和有關(guān)職能人員進行合同管理輪訓、定期組織合同管理經(jīng)驗交流會、邀請合同管理專家講學、定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人員、從高校畢業(yè)生和社會人才市場引入合同管理人才、或與高等學校、咨詢單位合作進行合同管理的研究和并指導實踐。同時,選拔具有一定合同管理素質(zhì)的管理人員進入領(lǐng)導層、設立合同管理專項獎勵基金等有效手段,在企業(yè)范圍內(nèi)營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍,為合同管理人才的培育提供良好的環(huán)境。由此可見，發(fā)包合同涉及發(fā)承包方雙方權(quán)利和責任，關(guān)系到工程總體建設，對發(fā)包人來說非常重要。發(fā)包人采取多種發(fā)包和合同管理措施，就是為了提高合同部門維權(quán)意識，使其在合同簽署過程中認真負責，做到合同內(nèi)容全面細致。這樣，也有利于發(fā)包企業(yè)整體競爭力的提高。
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