船公司或其代理人在接受托運人的托運申請之后，即發給托運人裝貨單，憑以辦理裝船手續，裝貨單的作用有三:一是通知托運人已配妥××船舶、航次，裝貨日期，讓其備貨裝船，二是便于托運人向海關辦理出口申報手續，三是作為命令船長接受該批貨物裝船的通知。
貨物裝船以后，船長或大副則應該簽發收貨單，即大副收據作為貨物已裝妥的臨時收擾，托運人憑此收據即可向船公司或其代理人交付運費并換取正式提單，如收貨單上有大副經注，換取提單時應將大副批注在提單上。
后關
出口貨物在裝船出運之前，需向海關辦理報關手續，出口貨物辦理報關時必須填寫出口貨物報關單，必要時還需要提供出口合同副本，發票，裝箱單，重量單，商品檢驗證書，以及其它有關證件，海關查驗有關單據后，即在裝貨單上蓋章放行，憑以裝船出口。
投保
凡按CIF條件成交的出口合同，在貨物裝船前，賣方應及時向中國人民保險公司辦理投估手續，出口貨物投保都是逐筆辦量，投保人應填制投保單，將貨物名稱，保險金額，運輸路線，運輸工具，開航日期，投保險別等一一列明，為了簡化投保手續，也可利用出口貨物明細單或貨物出運分析單來代替投保單，保險公司接受投保后，即簽發保險單或保險憑證。
制單結匯
按信用證付款方式成交時，在出口貨物裝船發運之后，外貿公司應按照信用證規定，及時備妥繕制的各種單證，并在信用證規定的交單有效期內交銀行辦理議付和結匯手續。在制單工作中，必須高度認真和十分細致勤勤懇懇實做到“單證（信用證）相符”和“單單一致以利及時，安全收匯，
在辦理議付結匯時，通常提交的單據有下列幾種:
匯票
匯標一般都是開具一 式兩份，只要其中一份討訖，則另一份即自動失效。
發票
商業發票簡稱發票，是賣方開立的載有貨物的名稱，數量。價格等內容的清單，是買賣雙方憑以交接貨物和結算貨款的主要單證，也是辦理進出口后關，納稅所不可缺少的單證之一。
在托收方式下，發票內容應按合同規定并結合實際裝貨情況填制，在信用證付款方式下，發票內容應與信用證的各項規定和要求相符，如信用證仙規定由買方負擔的選港費或港口擁擠費等費用，可加在發票總額內，并允許憑本證一并向開證行收款，賣方可照此辦理，但應注意，發票總金額不得直過信用證規定的最高金額，因按銀行慣例，開證行可以拒絕接受超過信用證所許可金額的商業發票。
海關發票
在國際貿易中，有些進口國家要求國外出口商按進口國海關規定的格式填寫海關發票，以作為估價完稅，或征收差別待遇關稅，或征收反傾銷稅的依據。此外，也可供編制統計資料之乒。
填寫海關發票時，必須格外注意下列事項，
各國使用的海關發票，都有其特定的格式，不得混用。
凡海關發票與商業發票上共有的項目和內容，必須一致不得互相矛盾。
對“出口國國內市場價格“一欄，應按有關規定審慎處理，因為，其價格的高低是進口國海關作為是否片收反傾銷稅的重要依據。
如售價中包括運費或包括運費和保險費，應分別列明FOB價運費，保險費各多少，FOB價加運費應與CFR貨值相等，FOB價加運費和保險費應與CIF貨值相等。
海關發票的簽字人和證明人不能為同一個人，他們均以個身份簽字，而且必須手簽才有效。
領事發票
有些進口國家要求國外出口商必須向該國海關提供該國領事簽證的發票，其作用與海關發票基本相似，各國領事簽發領事發票時，均需收取一定的領事簽證費有些國家規定了領事發票的特定格式，屯有些國愛規定可在出口商的發票上由該國領事簽證。
廠商發票
廠商發票是出口廠商所出具的以本國貨幣計算價格，用來證明出口國國內市場的出廠價格的發票，其作用是供進口國海關估價，核稅以及征收反傾銷稅之用，如國外來證要求提供廠商發票，應參照海關發票有關國內價格的填寫辦法處理。
提單
提單是各種單據中最重要的單據，它是確定承運人和托運人雙方權利與義務，責任與豁免的依據，各船公司所負責制的提單格式各不相同但其內容大同小異，其中包括承運人，托運人，收貨人通知人的名稱，船名，裝卸港名稱，有關貨物和運費的記載以及簽發提單的日期，地點及份數等
保險單
按CIF條件成交時，出口商應代為投保并提供保險單，保險單的內容應與有關單證的內容銜接。例如:保險險別與保險金額，應與信用證的規定相符;保險單上的船名，裝運港目的港，大約開航日期以及有關貨物的記載，應與提單內容相符;保險單的簽發日期不得晚于提單日期，保險單上的金額，一般應相當于發票金額加一成的金額，
產地證明書
有些不使用海關發票或領事發票的國家，要求出口商提供產地證明書，以便確定以進口貨物應征收的稅率，產地證明書一般由出口地的公證行或工商團體簽發，在我國，通常由中國進出口商品檢驗局或中國貿促會簽發。
普惠制單據
新西蘭，日本，加拿大和歐共體等20多個國家給我國以普惠制待遇，凡向這些國家出口的貨物，須提供普惠制單據，作為對方國家海關減免關稅的依據，對各種普惠制單據內容的填寫，應符合各個項目的要求，不能填錯，否則，就有可能喪失享受普惠制待遇的機會。
檢驗證書
檢驗證書包括品質檢驗證書，重量檢驗證書。數量檢驗證書，獸醫檢驗證書，衛生檢驗證書，價值檢驗證書和殘損檢驗證書等，窨提供何種檢驗證書，應事先在檢驗條款中作出明確規定。
裝箱單和重量單
裝臬單又稱花色碼單，它列明每批貨物的逐件花色搭配;重量單則列明每件貨物的凈重和毛重，這兩種單據可用來補充商業發票內容的不足，便于進口國海關檢驗和核對貨物，
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